Aprila 2018 sem prišla med team Dspot-ovcev. Priznam, imela sem mešane občutke in pogosto sem se spraševala, kako se bom znašla na novem delovnem mestu. To je bilo takrat razpisano predvsem za sprejemanje telefonskih klicev in pomoč v pisarni.
V ekipi programerjev, oblikovalcev in SEO specialistov so potrebovali osebo, ki bi pomagala pri organizaciji dela, prevzela nadvse pomembno podporo naročnikom ter si zabeležila vse klice in zahteve naročnikov.
Bistvo prejetih nalog bi lahko povzela v dveh točkah:
- Prvič je bila pomembna razbremenitev ekipe, ki se ji ni bilo potrebno več javljati na klice.
- Drugič pa je bil cilj povečanje zadovoljstva naročnikov, saj bi bile njihove želje hitro uslišane in zabeležene v proces dela.
Klici so bili v podjetju seveda vedno dobrodošli, sodelavci so z veseljem priskočili na pomoč stranki ali pripravili ponudbo. Vendar je bila z mojim prihodom ideja ta, da bi:
- imeli osebo, ki vodi podporo,
- optimizirali proces dela,
- vzpostavili sistem prioritetnih nalog ter
- z naročniki vzpostavili sistem, ki bo učinkovit za obe strani.
Dandanes smo navajeni na hitre akcije in reakcije. To seveda razumem in spoštujem, vendar pa je naloge hočeš nočeš treba razdeliti na prioritetne in tiste malo manj nujne.
Spomnim se naročnikov, ki so bili na začetku nekako zmedeni, saj so bili navajeni, da ekipa na vsak klic takoj skoči in ga tudi reši. Ne glede na to, kakšna je bila stopnja nujnosti zadeve.
No, moj strah je bil konec koncev odveč. S svojim prijaznim, vendar odločnim nastopom sem naročnike hitro privadila na nov sistem.
Sistem, ki je prijazen do naročnikov in ekipe
Spoznavala sem naročnike, projekte in se sproti učila tudi osnov vzpostavitve spletne strani in trgovine, od samega začetka do konca. Vsako pridobljeno znanje mi je pri delu zelo koristilo.
Na tem področju namreč nisem imela izkušenj, zato mi je vsaka beseda povezana z oblikovanjem, kaj šele programiranjem, predstavljala neznanko. :)
Počasi smo vzpostavili sistem, ki je v uporabi še danes. Sistem, ki je prijazen tako do naročnikov, kot do mojih sodelavcev in temelji na odlični podpori naročnikom in načrtovanju dela.
Aplikacija za vodenje projektov v vsako agencijo!
Vsak klic/mail je skrbno zabeležen in voden v naši aplikaciji Taskee. Naj omenim, da je aplikacija Taskee top in si brez nje ne predstavljam dela.
Kaj omogoča Taskee?
- V njem imamo zbrane vse naročnike, njihove kontakte in osnovne informacije.
- V Taskeeju vedno dobim informacijo, kako prioriteten je naročnik.
- Omogoča pregledno vodenje projektov: vsebinsko, časovno in finančno.
- Omogoča razporejanje nalog v časovnici, dodajanje rokov oddaje, planiran obseg dela.
- Je v veliko pomoč pri izdajanju računov in pripravi specifikacije za naročnika.
- Nudi pregled nad dopusti. Vedno vem, kdaj je kdo iz ekipe odsoten.
- Nudi celovit pregled nad delom sodelavcev, zato lahko kdaj koga za ušesa, če ne vnese svojih ur. :)
- Taskee opozarja, če česa nismo rešili v dogovorjenem roku. Seveda se trudimo, da je teh opozoril čim manj.
Če vas zanima predstavitev aplikacije, mi pišite na: podpora@dspot.si.
Kako skrbim za podporo naročnikom?
Pomembno je, da vsaki stranki oddam feedback, da smo njeno sporočilo prejeli ter da ga bomo rešili čimprej. Oddam oceno dela, ki jo pripravim v sodelovanju z ekipo.
Seveda vsakega naročnika o opravljenem delu obvestim ali pa ga prosim še za dodatne podatke, ki jih sodelavci potrebujejo za svoje dobro opravljeno delo.
Za vsak klic/mail v programu Taskee ustvarim nalogo (task). Usmerim jo na določeno osebo, ki bo nalogi kos, določim stopnjo nujnosti, rok izdelave ter jo vnesem v našo časovnico. Tako lahko spremljam potek in rok vsake posamezne naloge.
Vsako poslano oceno dela stranka pisno potrdi. Tudi to je režim, ki se je vzpostavil ob mojem prihodu, saj se tako lahko izognemo kasnejšim morebitnim nevšečnostim.
Pridobila sem že toliko znanja, da lahko manjše projekte speljem sama ali pa v času odsotnosti nadomestim mojo super duper sodelavko, ki je vodja projektov.
Poskrbim tudi za organiziranje sestankov ter sprejem naročnikov na sestanke. Všeč mi je razgibano delo, predvsem pa cenim ekipo, ki je vedno pripravljena sodelovati in se nanjo lahko zanesem.
Sem prvi stik naročnika s podjetjem in se zavedam svoje funkcije in odgovornosti v tem segmentu.
Pridobila sem znanje vnosa vsebin na spletno stran, tako da lahko sodelavcem marsikdaj priskočim na pomoč. Zadeve, ki niso vezane na oblikovanje ali programiranje, rešim kar se da hitro in naročniku čimprej predstavim najbolj primerno rešitev.
Seveda z veseljem skrbim tudi za moje sodelavce, ko jim skuham jutranjo kavico in tako poskrbim za veselje v pisarni. :)
Moje delo v številkah
Za konec še malo mesečne statistike:
- 30 litrov skuhane kave,
- 110 sprejetih klicev,
- 160 poslanih e-mailov,
- 200 zloženih računov ,
- 600 vnesenih vrstic vsebin.
Tako! Za mano je moj prvi blog, sedaj pa novim znanjem naproti! :)